शीर्ष 10 ईमेल संगठन गलतियों से बचने के लिए

1. इतने सारे ईमेल भेजना बंद करें

कभी-कभी ईमेल का उपयोग करने की तुलना में व्यक्तिगत रूप से या फोन पर कुछ संभालना बेहतर होता है। आपको सीखना चाहिए कि ऐसी स्थितियों को कैसे पहचाना जाए अन्यथा आप अपने ईमेल के जवाबों के नीचे खुद को दबे हुए पा सकते हैं। आम तौर पर, ईमेल अच्छी तरह से तैयार किए गए संदेशों को संप्रेषित करने के लिए बहुत अच्छा है, जिसके लिए, अधिक से अधिक, एक साधारण पुष्टिकरण की आवश्यकता होती है। यह विस्तारित समूह वार्तालापों के लिए बहुत कम उपयुक्त है जहाँ कई प्रतिभागी अपने विचार दूसरों के साथ साझा करते हैं।

2. अपने ईमेल नियमित रूप से पढ़ना शुरू करें

हम जानते हैं कि काम से पहले या बाद में आप जो आखिरी काम करना चाहते हैं, वह काम से संबंधित ईमेल पढ़ना है, लेकिन अगर आप एक कुशल ईमेल आयोजक बनना चाहते हैं तो चीजें ऐसी ही होनी चाहिए। आप प्रतिदिन कितने ईमेल प्राप्त करते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपके इनबॉक्स में नए, अपठित ईमेल के साथ अतिप्रवाह शुरू होने में कुछ दिन या घंटे भी लग सकते हैं। अपने ईमेल नियमित रूप से पढ़कर, आप सुनिश्चित करते हैं कि स्थिति कभी भी हाथ से बाहर न जाए।

3. पूरे दिन अपने ईमेल चेक करना शुरू करें

इन दिनों स्मार्टफोन न रखने का कोई बहाना नहीं है। चाहे आप किसी भी ईमेल सेवा का उपयोग करें, इसे सभी प्रमुख मोबाइल ऑपरेटिंग सिस्टम पर कैसे काम करना है, इसका एक तरीका है। फ़ोन पर अपना ईमेल रखने से आप पूरे दिन आसानी से नए ईमेल पढ़ सकते हैं, जो आपके निर्धारित ईमेल-पठन सत्रों की अवधि को बहुत कम कर सकता है, जिसका महत्व हमने पिछले अध्याय में वर्णित किया है।

4. ईमेल क्लाइंट का उपयोग शुरू करें

वेब-आधारित ईमेल सेवाएँ बहुत अच्छी हैं क्योंकि आप उन्हें अपने निजी कंप्यूटर से दूर होने पर भी कहीं से भी आसानी से एक्सेस कर सकते हैं। लेकिन सबसे अच्छा वेब-आधारित यूजर इंटरफेस भी समर्पित ईमेल क्लाइंट जैसे आउटलुक या मेलबर्ड की सुविधाओं और सुविधा को टक्कर नहीं दे सकता है। ईमेल क्लाइंट तेज होते हैं, एक ही विंडो में कई ईमेल सेवाओं से ईमेल प्रदर्शित कर सकते हैं, कीबोर्ड शॉर्टकट का समर्थन कर सकते हैं, शक्तिशाली वर्तनी जांच क्षमताओं के साथ आते हैं, और सभी ऑपरेटिंग सिस्टम और उपकरणों के लिए उपलब्ध हैं।

हमने पहले ही आउटलुक और मेलबर्ड का उल्लेख किया है, जो यकीनन विंडोज के लिए सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट हैं, लेकिन एयरमेल भी है, जो कि आईफोन और मैकओएस के लिए इतालवी कंपनी ब्लूप एसआरएल, पोस्टबॉक्स, एक डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट और विंडोज और फीड रीडर के लिए एक ईमेल क्लाइंट है। पोस्टबॉक्स, इंक., या मोज़िला थंडरबर्ड द्वारा लिखित और बेचा गया मैकोज़, मोज़िला फाउंडेशन द्वारा विकसित एक स्वतंत्र और ओपन-सोर्स क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म ईमेल क्लाइंट, बस कुछ उपलब्ध विकल्पों के नाम के लिए।

5. न्यूज़लेटर्स की सदस्यता लेना बंद करें

वेबसाइट और कंपनियां ईमेल न्यूज़लेटर्स को पसंद करती हैं क्योंकि वे उन्हें कम से कम प्रयास के साथ जुड़ाव बनाए रखने और उत्पादों को बेचने की अनुमति देती हैं। जबकि कुछ समाचार पत्र स्पष्ट रूप से मूल्यवान होते हैं, अधिकांश, जल्दी या बाद में, अंत में अनदेखा कर दिया जाता है। आप सोच सकते हैं कि न्यूज़लेटर की सदस्यता लेना कोई बड़ी बात नहीं है-आखिरकार, आप बाद में हमेशा सदस्यता समाप्त कर सकते हैं -लेकिन अनुभव हमें बताता है कि चीजें शुरू में जितनी जल्दी लगती हैं, उससे कहीं अधिक तेजी से अप्रबंधनीय हो जाती हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि आप सामान्य तौर पर सभी न्यूज़लेटर्स की सदस्यता लेना बंद कर दें और वेबसाइटों और कंपनियों से जानकारी प्राप्त करने के बजाय अन्य संचार चैनलों का उपयोग करें, जैसे कि सोशल मीडिया नेटवर्क या आरएसएस।

6. एकाधिक मेलबॉक्स का उपयोग करना प्रारंभ करें

सब कुछ के लिए सिर्फ एक मेलबॉक्स क्यों है जब आपके पास कई हो सकते हैं और आप जो कुछ भी करते हैं उसके लिए एक अलग मेलबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप काम से संबंधित ईमेल के लिए एक मेलबॉक्स और व्यक्तिगत ईमेल के लिए एक मेलबॉक्स के साथ शुरू कर सकते हैं। कुछ लोग चीजों को और आगे ले जाना पसंद करते हैं और संभावित संवेदनशील व्यक्तिगत संचार के लिए प्रोटॉनमेल जैसी गोपनीयता-उन्मुख ईमेल सेवा का उपयोग करते हैं और वेब सेवाओं और ऑनलाइन खरीदारी के लिए जीमेल जैसी मुफ्त और सुविधाजनक ईमेल सेवा का उपयोग करते हैं। इस दृष्टिकोण का एक अन्य लाभ बेहतर सुरक्षा के रूप में आता है। विभिन्न गतिविधियों के बीच कुछ हद तक अलगाव होने से ईमेल उल्लंघन का प्रभाव कम हो जाता है और दुर्भावनापूर्ण हैकर्स को काम करने के लिए कम जानकारी मिलती है।

हम इस तथ्य के बारे में जानते हैं कि भेजे गए सभी ईमेल में से 45 प्रतिशत स्पैम खाते हैं। हम यह भी जानते हैं कि हर दिन लगभग 14.5 बिलियन स्पैम ईमेल भेजे जाते हैं, जिनमें से कई विज्ञापन के किसी न किसी रूप में होते हैं। यह कहना कि स्पैम ईमेल से उत्पादकता में कमी आती है, एक ख़ामोशी होगी।

लेकिन क्या स्पैम के हमले से लड़ने और हारने का कोई तरीका भी नहीं है? हाँ, वहाँ है: ईमेल प्रबंधन। संक्षेप में, ईमेल प्रबंधन इनबाउंड ईमेल की उच्च मात्रा के प्रबंधन के लिए संचार प्रबंधन का एक विशिष्ट क्षेत्र है। इसलिए ईमेल प्रबंधन के बारे में टिप्स और ट्रिक्स जानना बहुत महत्वपूर्ण है और कौन सी ईमेल संगठन की गलतियों से बचना चाहिए।

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